Napisane przez on 20/02/2016 in Akta osobowe | 0 komentarzy

Akta osobowe pracownika

Dokumentacja pracownicza, oraz prowadzenie akt osobowych pracowników – zmiany od 2016 r.

Kolorem zielonym zaznaczyłam zmiany obowiązujące od 02.01.2016 które mają związek ze zmianą Kodeksu pracy w zakresie likwidacji dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego; urlopy te zostały włączone do urlopu rodzicielskiego. Z kolei dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego zostały wyodrębnione z katalogu dokumentów związanych z urlopami dotyczącymi rodzicielstwa.

Należy pamiętać, że wraz ze zmianami w części „B” akt osobowych, rozporządzenie wprowadza nowy wzór umowy o pracę który obowiązuje od 22.02.2016 r. Więcej na ten temat pisałam TUTAJ

 

Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:

Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie

  • kwestionariusz osobowy,
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • inne dokumenty jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów prawa;

 

Część B  dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia

  • umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
  • pisemne potwierdzenie zapoznanie się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją o warunkach zatrudnienia oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • Pit-2,
  • zgoda pracownika o przekazywaniu wynagrodzenia na konto,
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189(1) Kodeksu pracy),
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego,
  • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w związku z uprawnieniami rodzicielskimi (art. 186(7) Kodeksu pracy),
  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
  • wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele, święta (art. 144 Kodeksu pracy),
  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
  • korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
  • informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;

 

Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy), oraz związane z niewypłaceniem ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),
  • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  • orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

 

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

 

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:

1/ kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym dla każdego pracownika: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

2/ imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

3/ kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwacje.

 

Podstawa prawna

  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika,
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika
Print Friendly

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>