Od stycznia 2019 po nowelizacji ustawy, pracodawca będzie miał do wyboru czy prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej czy elektronicznej. Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.

Pracodawca będzie miał wybór formy, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą:

• zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym,
• zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej a także o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji. Pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.
Natomiast w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:

• dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym,
• przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletniości wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
• małżonkowi (wdowie i wdowcowi),
• rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

Pracodawca wydaje kopię dokumentacji pracowniczej tylko na wniosek zainteresowanego. W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać tej dokumentacji.

Przepisy przejściowe

Do stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 2019r. powyższe opisane zasady stosuje się odpowiednio, a co za tym idzie, dokumentacja pracowników zatrudnionych przed tą datą, będzie mogła zostać zmieniona z wersji papierowej na elektroniczną.

W ustawie brak określonego terminu w jakim pracodawca zobowiązany jest przekazać pracownikowi kopię dokumentacji pracowniczej licząc od dnia złożenia przez niego wniosku w tej sprawie,  oraz sposobu jej przekazania czy będzie można np. wysłać kopię dokumentacji ma e-mail pracownika, czy też przekazać na płycie CD? Od 1 stycznia 2019r zgodnie z ustawą, będzie obowiązywało nowe brzmienie art. 298¹ Kodeksu pracy gdzie powyższe i inne nieścisłości zostaną uregulowane w drodze rozporządzenia.

art. 298¹ otrzymuje brzmienie:

„ Art. 298¹ . Minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia:

• zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
• sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej,
• sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 94⁹ 3

– uwzględniając konieczność rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewnienia realizacji prawa dostępu do tej dokumentacji, potrzebę przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.”.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 10 stycznia 2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją