Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać dokumentację pracowniczą 10, a nie 50 lat, a ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do ustalenia uprawnienia do świadczeń oraz podstawy wymiaru emerytury lub renty, a co za tym idzie pracownicy nie będą już musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np.:  Rp-7 zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Możliwość skorzystania z nowego 10 letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej została podzielona na dwa przypadki:

I. Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019r.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019r. będzie przechowywana przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

II. Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018r.

Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998r a przed 1 stycznia 2019r może ulec skróceniu do 10 lat pod warunkiem, że pracodawca przekaże do ZUS raporty informacyjne za pracowników w których zawarte zostaną informacje do ustalenia świadczeń oraz do ustalenia ich wysokości. Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych skutkuje obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkich ubezpieczonych. W przypadku nie przekazania raportów informacyjnych, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej pozostaje bez zmian i wynosi 50 lat.

Dziesięcioletni termin o którym mowa powyżej może ulec wydłużeniu. Będzie to miało miejsce w sytuacji, gdy upłynął już okres jej przechowywania, jeżeli:

• przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu – dokumentację przechowuje się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania,
• pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji wydłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz,  w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999r. pracodawca nadal będzie przechowywał przez 50 lat.

Dokumentacja pracownicza o której mowa w powyższym wpisie, została omówiona w art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998r o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych w skład której wchodzą: listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 10 stycznia 2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją,
• ustawa z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych,
• ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy,
• art. 125a ust. 4, 4a, 4b ustawy z dnia 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (nowe brzmienie ust. 4 oraz dodane ust. 4a i 4b w art. 125a wejdą w życie z dn. 1.01.2019 r.),
• art. 51u ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (nowe brzmienie ust. 1 w art. 51u wejdzie w życie z dn. 1.01.2019 r.).