Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe w postaci prywatnego numeru telefonu i adresu e-mail pracownika? Wydaje się to oczywiste, ale należy przy tym ustalić, jaka jest podstawa przetwarzania tych danych.

Konieczna zgoda pracownika

Numer telefonu pracownika oraz adres prywatny poczty elektronicznej nie stanowią obligatoryjnych danych osobowych jakie pracownik musi przekazać pracodawcy. Możliwość ich przetwarzania uzależniona jest od zgody osoby przyjmowanej do pracy, zgoda może być następnie udzielona na potrzeby relacji pracodawca – pracownik.

Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu pracy regulującymi zakres danych osobowych na potrzeby związane z zatrudnianiem pracowników, dane osobowe przekazywane przez ubiegającego się o zatrudnienie oraz przez pracownika można podzielić nadane obligatoryjne – które trzeba udostępnić, oraz na dane fakultatywne – które mogą być udostępnione za zgodą pracownika. Zarówno numer prywatnego telefonu kontaktowego, jak również adres poczty elektronicznej nie zalicza się do danych obligatoryjnie przekazywanych przez osoby ubiegające się o zatrudnienie oraz przez pracownika czyli osobę już zatrudnioną. W praktyce jednak powyższe dane są przekazywane za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie – na potrzeby sprawnego kontaktu w ramach procesu rekrutacji.

Nie wystarczy zgoda udzielona na potrzeby rekrutacji

Zgoda na przetwarzanie numeru telefonu oraz adresu poczty elektronicznej udzielona na potrzeby rekrutacji nie oznacza, iż pracodawca ma prawo kontynuować przetwarzanie powyższych danych osobowych od momentu zatrudnienia pracownika. Możliwość dalszego przetwarzania danych o których mowa w pytaniu uzależniona jest od udzielenia zgody na przetwarzanie tych danych – na potrzeby wzajemnego komunikowania się w relacjach pracowniczych.

Ważne

Bez udzielenia zgody, która jest podstawą przetwarzania danych w zakresie prywatnego telefonu oraz prywatnego adresu poczty elektronicznej pracownika, pracodawca nie powinien przetwarzać powyższych danych – niezależnie od tego, że uzyskał je na etapie przyjmowania pracownika do pracy.

Obowiązek uzyskania zgody na przetwarzanie danych w zakresie prywatnego numeru telefonu oraz adresu poczty elektronicznej wynika nie tylko bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy regulujących zakres danych osobowych, ale również z faktu, iż to pracodawca ponosi ryzyko prowadzonej działalności. Gdyby uznać, iż obowiązkiem pracownika jest udostępnienie prywatnego numeru telefonu oraz prywatnej poczty elektronicznej, wówczas oznaczałoby to partycypowanie pracownika w kosztach prowadzonej działalności. Na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia narzędzi niezbędnych do pracy, w tym pokrywania kosztów infrastruktury niezbędnej do wzajemnego komunikowania się – tym samym zgoda pracownika na wykorzystywanie prywatnego telefonu czy adresu poczty elektronicznej do celów służbowych jest jego dobrą wolą.

Więcej porad ekspertów dotyczących ochrony danych osobowych znajdziesz na stronie www.poradyodo.pl/porady-ekspertow-97

Podstawa prawna:

•  Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. 2019 r. poz. 1040) – art.: 22¹, 22^1a

Sebastian Kryczka

Prawnik, ekspert portalu PoradyODO.pl

Artykuł zewnętrzny