W ocenie ekspertów warto przyjmować zgłoszenia anonimowe. Na etapie dalszego procedowania i wyjaśniania naruszenia istnieje możliwość poproszenie o ujawnienie się sygnalisty.

Obsługa zgłoszeń jawnych i anonimowych. Co ważne?

Podmiot decyduje w wewnętrznym regulaminie o sposobie przyjmowania naruszeń. Zgodnie z dobrą praktyką zaleca się przyjmowanie również informacji o naruszeniach podczas osobistych spotkań.

Aplikacja informatyczna powinna umożliwić rejestrowanie kolejnych zgłoszeń i nadawanie im statusu przyjętego, z wyznaczonymi terminami odpowiedzi, również w przypadku spotkań z sygnalistą.

Obsługa zgłoszeń jawnych. Czy to robić?

Można również dopuścić wyłącznie rozpatrywanie naruszeń jawnych. Jednakże ze względu na obawy sygnalisty przed odwetem czy sankcjami wiele cennych dla podmiotu informacji może nie zobaczyć światła dziennego. Ponadto kanał wewnętrzny będzie często omijany i wiadomość o naruszeniu zostanie przekazana wyżej, do kanału zewnętrznego lub zostanie upubliczniona.

Obsługa zgłoszeń. Jak prowadzić korespondencję z sygnalistą?

Korespondencja między sygnalistą a podmiotem może być prowadzona w sposób ciągły.

Po przesłaniu informacji przez sygnalistę podmiot otrzymuje powiadomienie za pomocą wskazanego adresu email, informującego o tym, że na platformie znajduje się wiadomość do odszyfrowania i odczytania. Dostęp odbiorcy do platformy jest możliwy po zalogowaniu indywidualnymi poświadczeniami. Na każdym etapie istnieje możliwość wysłania wiadomości do sygnalisty o doprecyzowanie lub w przypadku posiadania materiałów dowodowych lub innych informacji, o dosłanie.

Kanały dla sygnalisty a jego prywatność i anonimowość

Sygnalista nie otrzymuje powiadomień. Każdorazowo loguje się na platformie za pomocą dwóch, generowanych automatycznie w momencie zgłoszenia naruszenia, kluczy: numer sprawy i hasło. Bez nich nie będzie miał możliwości odczytania wiadomości od podmiotu.

Bezpieczeństwo logowania jest zapewnione przez konieczność wejścia do platformy i użycia wygenerowanych przez system kluczy. Można go zanotować lub zapisać w formacie pdf na komputerze wyłącznie przy użyciu hasła (wymóg systemu) lub wydrukować.

Platforma SYGNALISTA24.info zapewnia bezpieczeństwo sygnaliście zapewniamy przez: każdorazowe logowanie się za pomocą wygenerowanych podczas wysłania wiadomości kluczy. Każda wysłana wiadomość generuje inny, własny numer zgłoszenia i indywidualne hasło. Ponadto anonimowość sygnalisty jest zapewniona również przez usuwanie metadanych i szyfrowanie hybrydowo całej korespondencji (wraz z załącznikami). Sama wiadomość jest sprawdzana pod kątem obecności złośliwego oprogramowania.

Dostęp sygnalisty do jego wiadomości 

Sygnalista ma dostęp do swojej wiadomości przez cały okres toczących się wyjaśnień i działań następczych. Zostanie powiadomiony na platformie o każdej czynności związanej z jego zgłoszeniem, a także jego zakończeniem, archiwizacją lub usunięciem. Może pobrać całą korespondencję w formacie pdf i wydrukować/zapisać używając własnego hasła.

Dostęp sygnalisty do zgłoszenia blokowany jest po 12 miesiącach od zamknięcia sprawy.

Artykuł zewnętrzny