Współczynnik urlopowy w 2018 roku dla pełnego etatu wynosi 20,92
Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, współczynnik urlopowy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, przykładowo:

• dla 1/1 etatu 20,92
• dla 3/4 etatu 15,69
• dla 1/2 etatu 10,46
• dla 1/3 etatu 6,97
• dla 1/4 etatu 5,23

Ustalony dla danego roku współczynnik stosuje się przy ustalaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu bieżącego roku, bez względu na to, czy jest to urlop zaległy, czy bieżący. I tak jeżeli pracownik nabył prawo do ekwiwalentu w 2018r. np. za lata 2016,2017 w roku 2018 stosujemy współczynnik z 2018 roku.
Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia, współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.

Przykład
Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę z dniem 30 grudnia 2017r.,a co za tym idzie w tym dniu ustał stosunek pracy i jednocześnie pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za urlop zaległy za 2016 i bieżący 2017 rok ale pracodawca wypłaci ekwiwalent dopiero 10 stycznia 2018r. Zgodnie z rozporządzeniem zacytowanym powyżej stosujemy współczynnik urlopowy z roku nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop tj. za 2017r. a nie z roku wypłaty ekwiwalentu.

Ustalamy podstawę ekwiwalentu
1) składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględniamy w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Dotyczy stałego wynagrodzenia brutto określonego w umowie o pracę; oraz inne stałe składniki wynagrodzenia, np. różnego rodzaju dodatki np.: funkcyjne, stażowe wypłacane co miesiąc;
2) składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (uwzględniamy w średniej wysokości z tego okresu). Do takich składników wynagrodzeń należą składniki, wypłacane nie rzadziej niż raz na miesiąc, np. prowizje, premie miesięczne itp., ale również wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych bądź wynagrodzenie za pracę w porze nocnej;
3) składniki przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, w średniej wysokości z ostatnich 12 miesięcy. Do składników wynagrodzeń należą premie kwartalne lub roczne.

Przykład

Pracownik niepełnosprawny, korzystający ze skróconych norm czasu pracy  był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy i świadczył pracę po 7 godziny dziennie, w okresie od 01.12.2017 r. do 28.02.2018 r. miał ustalone wynagrodzenie w stawce miesięcznej w stałej wysokości 2 100 zł brutto. Pracownikowi pozostało 5 dni niewykorzystanego urlopu (35 godzin).

Obliczenia:

Podstawa ekwiwalentu: 2 100 zł

Obliczamy wysokość wynagrodzenia za jeden dzień, kwotę tę dzielimy przez współczynnik ekwiwalentowy, który w roku 2018 dla pełnego etatu wynosi: 20,92

2 100 zł : 20,92 = 100,38 zł

Obliczamy wynagrodzenie za 1 godzinę pracy, dzielimy kwotę wynagrodzenia pracownika za jeden dzień przez 7 godzin pracy:

100,38 zł : 7 godzin pracy = 14,34 zł

Ustalamy liczbę godzin urlopu

5 dni urlopu X 7 godzin pracy = 35 h

Obliczamy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, mnożymy liczbę godzin urlopu niewykorzystanego przez kwotę wynagrodzenia

35 h x 14,34 zł = 501,90 zł

Pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent za urlop w kwocie 501,90 zł. brutto

Zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy

Dla pracownika niepełnosprawnego legitymującego się orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy norma dobowa równa się 7 godzin. Ustalając ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, należy przy obliczaniu wynagrodzenia za jeden dzień obniżyć współczynnik ekwiwalentowy stosownie do wymiaru czasu pracy, a następnie tak ustalone wynagrodzenie za jeden dzień podzielić przez 7, gdyż norma dobowa pracownika niepełno etatowego wynosi 7 godzin, a jedynie wymiar czasu pracy tej grupy pracowników jest niższy niż 7 godzin.

Przykład

Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę z dniem 31.01.2018r. Przysługuje mu ekwiwalent za urlop wypoczynkowy za 6 dni (42 godzin).Pracownik był zatrudniony na 1/2 etatu pracę świadczył przez 5 dni w tygodniu po 3,5 godziny dziennie, a jego pensja składa się ze stawki miesięcznej w stałej wysokości w kwocie 1 050 zł brutto, oraz zmiennych premii miesięcznych:
grudzień 2017r. – 500 zł
listopad 2017r. – 600 zł
październik 2017r. – 400 zł

Obliczenia:

Do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop ze zmiennych składników przyjmujemy przeciętną wysokość premii miesięcznych (należy pamiętać że  pod uwagę bierzemy składniki z trzech ostatnich miesięcy, poprzedzających miesiąc, w którym ustalana jest kwota ekwiwalentu):

500 zł + 600 zł + 400 zł = 1 500 zł

1 500 zł : 3 miesiące = 500 zł

Ustalamy podstawę ekwiwalentu sumując stałe i zmienne składniki wynagrodzenia:

1 050 zł + 500 zł = 1 550 zł

Wysokość współczynnika przy zatrudnieniu na 1/2 etatu wynosi: 10,46

Obliczamy ekwiwalent za jeden dzień urlopu:

1 550 zł : 10,46 = 148,18 zł

Obliczamy ekwiwalent za 1 godzinę urlopu. Ekwiwalent za 1 dzień urlopu dzielimy przez 7 godzin:

148,18 : 7 = 21,17 zł

Ustalamy liczbę godzin urlopu

6 dni urlopu X 7 godzin pracy = 42 h

obliczamy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy,  mnożymy liczbę godzin urlopu niewykorzystanego przez kwotę wynagrodzenia za 1 godzinę pracy:

42h x 21,17 zł = 889,14 zł

Pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent za urlop w kwocie 889,14 zł. brutto