Zewnętrzny księgowy to partner biznesowy równie ważny, jak dostawca, podwykonawca, agencja reklamowa. To on przejmuje odpowiedzialność za rozliczenia finansowe, kontakty z fiskusem i ZUS-em – zapewnia czas i spokój na rozwój firmy. Dobre biuro rachunkowe to jednak więcej niż księgowość – to prawa ręka przedsiębiorcy i rzetelny doradca do spraw ekonomicznych, formalnych czy prawnych związanych z prowadzeniem biznesu. Jak znaleźć taką „księgowość” w Poznaniu? Podpowiadamy!

Kompetencje i doświadczenie biura rachunkowego

Księgowość to obecnie wolny zawód – prowadzenie ksiąg rachunkowych nie wymaga szczególnych uprawnień, a wymagania są minimalne (to niekaralność w określonym katalogu przestępstw, pełna zdolność do czynności prawnych czy polisa OC). Dlatego przedsiębiorca przede wszystkim powinien się upewnić, że nawiązuje współpracę z profesjonalistami. Mówią o tym m.in. staż biura, publikowane statystyki – np. ilość przetwarzanych rocznie dokumentów, wyspecjalizowana kadra oraz uczestnictwo w różnych szkoleniach, programach (potwierdzające, że firma jest na bieżąco ze zmianami prawnymi i podatkowymi). Dobrze, jeśli księgowi dysponują certyfikatami wydanymi przez Ministerstwo Finansów – chociaż nie jest to wymóg, to stanowi potwierdzenie ich kwalifikacji. Na stronie internetowej biura rachunkowego powinny też znaleźć się recenzje i opinie jego byłych czy obecnych klientów.

Warto dokładnie prześwietlić ofertę oraz zespół biura rachunkowego. O tym więcej w dalszej części artykułu, ale świetnie, jeśli firma zatrudnia specjalistów wielu różnych dziedzin, w tym radców prawnych, adwokatów, notariuszy czy ekspertów RODO i AML – czyli prowadzi działalność w rodzaju kancelarii, a nie tylko samego biura księgowego. Taka firma ma o wiele szersze kompetencje i kwalifikacje, a to daje pewność dobrze wykonanej pracy i wsparcia w trudniejszych sytuacjach.

Szeroka oferta i interdyscyplinarny zespół

Nawet jeśli przedsiębiorca dopiero startuje lub prowadzi jednoosobową małą firmę i nie ma w planach zmian, może z dnia na dzień potrzebować większego wsparcia niż rozliczanie podatków i składek. W biznesie warto być elastycznym i przygotowanym na różne scenariusze, żeby nie zaprzepaścić żadnej szansy na rozwój i zyski. Poza tym także mikroprzedsiębiorcy czasem potrzebują pomocy: biznesowej czy ekonomicznej, formalnej i prawnej. Dlatego minimum oferty dobrego biura rachunkowego powinny stanowić takie usługi jak:

• pomoc w założeniu JDG/spółki,
• księgowość uproszczona (JDG),
• księgowość spółki,
• ewidencje VAT,
• rozliczenie PIT,
• rozliczanie dotacji,
• audyty księgowe,
• obsługa kadrowo-płacowa.

Taki zestaw usług gwarantuje prawidłową, kompleksową i sprawną obsługę firmy – teraz i w przyszłości, gdy wraz z rozwojem jej potrzeby się zmienią. Warto też pójść o krok dalej i wybrać biuro, którego działalność wykracza poza usługi księgowe – które oferuje pomoc w zakresie m.in. fuzji i przejęć, restrukturyzacji, sukcesji i sprzedaży firmy oraz organizuje szkolenia biznesowe dla menedżerów bądź pracowników działu administracji. Wówczas przedsiębiorca zyskuje stabilne wsparcie w różnych sytuacjach, z którymi firmom często przychodzi się zmierzyć. Jeżeli biuro dysponuje interdyscyplinarnym zespołem, którego szeregi zasilają również prawnicy, specjaliści BHP, kadra naukowa czy eksperci ds. zamówień publicznych, może stać się prawą ręką przedsiębiorcy w wielu kwestiach formalnych czy prawnych i innych związanych z prowadzeniem oraz rozwojem biznesu.

Tego typu biuro rachunkowe w Poznaniu prowadzi Kancelaria Gospodarcza, pierwsza taka firma w Polsce. Oprócz księgowości zajmuje się też m.in. doradztwem gospodarczym oraz pomocą kredytowo-ubezpieczeniową, stanowiąc rodzaj kompleksowego centrum wsparcia biznesu.

Nowoczesne systemy informatyczne i poufność danych

Dobre biuro rachunkowe powinno na co dzień wykorzystywać nowoczesne systemy informatyczne, które zapewniają bezpieczną, poufną wymianę dokumentów z klientami i usprawniają zarządzanie finansami, przeciwdziałając pomyłkom. Firma musi przy tym dbać o aktualne i licencjonowane programy księgowe i kadrowe.

Ważną kwestią jest także zgodna z zasadami RODO i standardami AML praca biura księgowego. Wdrożenie AML z jednej strony obejmuje identyfikację i ścisłą weryfikację klientów biura, ale z drugiej: także stałe monitorowanie transakcji w celu wykrywania nietypowych działań finansowych i zapobiegania im. To narzędzie, które przeciwdziała pomyłkom (lub oszustwom), zwłaszcza w większych firmach, w których odpowiedzialność za wydatkowanie firmowych środków jest rozproszona pomiędzy wielu pracowników. Chroni przedsiębiorcę przed konsekwencjami takich zdarzeń.

Sprawny kontakt, czyli oszczędność czasu przedsiębiorcy

Przede wszystkim dobre biuro rachunkowe nie powinno wymagać kontaktu osobistego z klientami, a przynajmniej nie w codziennej, standardowej obsłudze. Do katalogu wykorzystywanych przez nie systemów informatycznych powinny zatem dołączyć również m.in. konwertery danych i systemy OCR (pozwalające pracować na cyfrowych wersjach dokumentów) oraz CRM – służące do sprawnego zarządzania relacjami z klientami. Dzięki nim firma ogranicza do minimum czas i wysiłek klienta potrzebne na przygotowanie niezbędnych dokumentów czy informacji. Jednocześnie biuro powinno być szeroko i łatwo dostępne – gwarantować szybki kontakt mailowy i telefoniczny, ale także możliwość odbycia wideoczatu albo umówienia się na fizyczne spotkanie z księgowym lub innym specjalistą.

Kompetencje i doświadczenie, szeroka oferta i interdyscyplinarny zespół, poufność danych i nowoczesne systemy plus sprawny zdalny kontakt – prześledź te elementy, a wybierzesz biuro rachunkowe, które stanie się dla Ciebie nieocenionym wsparciem w prowadzeniu firmy oraz przyczyni się do jej rozwoju i sukcesu rynkowego.

Artykuł zewnętrzny