W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (art. 171 § 1 K.p.)

Współczynnik urlopowy dla pełnego etatu w 2020 roku wynosi 21,08

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, współczynnik urlopowy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, przykładowo:

• dla 1/1 etatu   21,08
• dla 3/4 etatu   15,81
• dla 1/2 etatu   10,54
• dla 1/3 etatu     7,03
• dla 1/4 etatu     5,27

Ustalony dla danego roku współczynnik stosuje się przy ustalaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu bieżącego roku, bez względu na to, czy jest to urlop zaległy czy bieżący. Jeżeli pracownik nabył prawo do ekwiwalentu w 2020r. np. za lata 2018, 2019 i 2020 do wyliczenia ekwiwalentu stosujemy współczynnik z 2020 roku.

Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia, współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.

Przykład

Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę z dniem 30 grudnia 2019r. w  tym dniu ustał stosunek pracy i  jednocześnie pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za urlop zaległy za 2018 i bieżący 2019 rok, ale pracodawca wypłaci ekwiwalent dopiero 10 stycznia 2020r. Zgodnie z treścią rozporządzenia zacytowanego powyżej stosujemy współczynnik urlopowy z roku nabycia prawa do ekwiwalentu (czyli z 2019 roku w którym ustał stosunek pracy) a nie z roku wypłaty ekwiwalentu.

Przykład

Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę z dniem 31 stycznia 2020r. pracownik ma niewykorzystanych kilka dni urlopu z roku 2019 i za styczeń 2020r. Obliczając ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (2019 i 2020r.) stosujemy współczynnik urlopowy z roku nabycia prawa do ekwiwalentu (czyli z roku 2020 w którym ustał stosunek pracy).

Ustalamy podstawę ekwiwalentu

1. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględniamy w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Dotyczy stałego wynagrodzenia określonego w umowie o pracę oraz innych stałych składników wynagrodzenia, takich jak: dodatki funkcyjne, stażowe, stała miesięczna premia regulaminowa (§ 15 rozporządzenia),
2. składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w podstawie ekwiwalentu w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy. Do takich składników wynagrodzeń należą składniki, wypłacane nie rzadziej niż raz na miesiąc, np. prowizje, premie miesięczne, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych bądź wynagrodzenie za pracę w porze nocnej (§ 16 rozporządzenia),
3. składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Do składników wynagrodzeń należą premie kwartalne lub roczne (§ 17 rozporządzenia).

Przykład

Pracownik niepełnosprawny, korzystający ze skróconej normy czasu pracy  był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy i świadczył pracę po 7 godziny dziennie, w okresie od 01.12.2019 r. do 29.02.2020 r. Jego  wynagrodzenie określone było w stawce miesięcznej w stałej wysokości 3 000 zł brutto. Pracownikowi pozostało 5 dni niewykorzystanego urlopu (5 dni x 7 h = 35 godzin).

Obliczenia:

Podstawa ekwiwalentu: 3 000 zł

Obliczamy wysokość wynagrodzenia za jeden dzień, kwotę tę dzielimy przez współczynnik ekwiwalentowy, który w roku 2020 dla pełnego etatu wynosi: 21,08

3 000 zł : 21,08 = 142,31 zł

Obliczamy wynagrodzenie za 1 godzinę pracy, dzielimy kwotę wynagrodzenia pracownika za jeden dzień przez 7 godzin pracy:

142,31 zł : 7 godzin pracy = 20,33 zł

Ustalamy liczbę godzin urlopu

5 dni urlopu X 7 godzin pracy = 35 h

Obliczamy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, mnożymy liczbę godzin urlopu niewykorzystanego przez kwotę wynagrodzenia za godzinę pracy

35 h x 20,33 zł = 711,55 zł

Pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent za urlop w kwocie 711,55 zł brutto

Przykład

Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę z dniem 31.01.2020r. Przysługuje mu ekwiwalent za urlop wypoczynkowy za 6 dni (42 godzin).Pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, pracę  świadczył przez 5 dni w tygodniu po 7 godziny dziennie, a jego pensja składa się ze stawki miesięcznej w stałej wysokości w kwocie 2 600 zł brutto, oraz zmiennych premii miesięcznych:
grudzień 2019r. – 500 zł
listopad 2019r. – 600 zł
październik 2019r. – 400 zł

Obliczenia:

Do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop ze zmiennych składników przyjmujemy przeciętną wysokość premii miesięcznych (należy pamiętać że pod uwagę bierzemy składniki z trzech ostatnich miesięcy, poprzedzających miesiąc, w którym ustalana jest podstawa ekwiwalentu):

500 zł + 600 zł + 400 zł = 1 500 zł

1 500 zł : 3 miesiące = 500 zł

Ustalamy podstawę ekwiwalentu sumując stałe i zmienne składniki wynagrodzenia:

2 600 zł + 500 zł = 3 100 zł

Obliczamy ekwiwalent za jeden dzień urlopu:

3 100 zł : 21,08 = 147,06 zł

Obliczamy ekwiwalent za 1 godzinę urlopu. Ekwiwalent za 1 dzień urlopu dzielimy przez 7 godzin:

147,06 : 7 = 21,01 zł

Ustalamy liczbę godzin urlopu

6 dni urlopu X 7 godzin pracy = 42 h

obliczamy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy,  mnożymy liczbę godzin urlopu niewykorzystanego przez kwotę wynagrodzenia za 1 godzinę pracy:

42h x 21,01 zł = 882,42 zł

Pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent za urlop w kwocie 882,42 zł brutto

Podstawa prawna:

• § 15 – 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop,
• ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy,
• ustawa z dnia 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.