Instytucje obowiązane muszą realizować szereg zadań w kontekście AML i dotyczy to również grup podmiotów – o ile instytucje te wchodzą w ich skład. 14 stycznia 2022 roku został wydany komunikat nr 35 Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, który zawiera wytyczne w zakresie implementowania regulacji grupowej AML. GIIF szczegółowo omawia w nim wymagania stawiane przed grupą kapitałową w kontekście prawidłowego wdrożania procedury AML.

Artykuł 51 ustawy AML reguluje procedurę grupową, odnosząc się on do następujących grup podmiotów:

• “instytucji obowiązanych, które wchodzą w skład grupy;

• jednostek i oddziałów zależnych z większościowym udziałem instytucji obowiązanych, które wchodzą w skład grupy, jeśli mają siedzibę w państwie trzecim.”

Bezkolizyjne zaimplementowanie procedur AML przez podmioty, które łączy ze sobą system zależności, stanowi nadrzędny cel procedury grupowej. Powinny się w niej znaleźć zasady ochrony i wymiany informacji, które są przekazywane pomiędzy podmiotami z grupy tak, aby obowiązki wynikające z AML zostały wykonane. Wymóg wdrożenia procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu może również dotyczyć międzynarodowych grup kapitałowych. Spośród nich tylko niektóre mogą funkcjonować jako instytucja obowiązana, choć obowiązek wdrożenia procedury spoczywa na wszystkich podmiotach, które wchodzą w skład grupy.

Przyjęte standardy

Jednolite standardy przekazywania informacji i ich wypracowanie to zdecydowanie nadrzędny cel procedury grupowej. Dotyczy to również grup kapitałowych o charakterze transgranicznym – np. z udziałem członków spoza EOG. Analogicznie odnosi się to też do ochrony danych osobowych. Jeśli w państwie trzecim nie ma możliwości wdrożenia standardów procedury AML (np. ze względu na obowiązujące w nim przepisy), instytucje obowiązane powinny wskazać środki, które powzięły i poinformować o zaistniałej kolizji Komisję Nadzoru Finansowego, Prezesa NBP, bądź Krajową Kasę Oszczędnościowo-Kredytową oraz GIIF. Środki ostrożnościowe podjęte przez podmioty mogą zostać uznane za organy nadzorcze za niewystarczające – wówczas w obowiązku instytucji o charakterze dominującym leży zakazanie:

• dokonywania transakcji;
• nawiązywania stosunków gospodarczych (bądź też nakazanie ich zakończenia).

Instytucja taka może też nakazać spółce zależnej zakończenie działalności w państwie trzecim. Gdy implementacja procedury grupowej AML w państwie spoza EOG okaże się niemożliwa – GIIF ma obowiązek poinformować organy nadzoru za zakresu AML szczebla europejskiego.

Ustawowa definicja grupy

Ustawa AML definiuje grupę w art. 2 ust. 2 pkt 7 jako “jednostkę dominującą wraz z jej jednostkami zależnymi oraz podmiotami, w których jednostki te posiadają udziały, oraz jednostkami powiązanymi ze sobą jednym ze związków, o których mowa w przepisach państw członkowskich wydanych na podstawie art. 22 dyrektywy PE i RE 2013/34/UE.”

Powiązania, w których mowa w regulacjach mogą polegać m. in. na: wywieraniu kontroli na spółkę zależną, większościowym prawem głosu, zarządzaniu spółką zależną oraz dominującą wedle zasad jednolitych.

Procedura grupowa według komunikatu GIIF

Omawiany komunikat GIIF w wyczerpujący sposób opisuje warunki, w których procedura grupowa znajduje zastosowanie i zwraca uwagę na cztery najistotniejsze kwestie.

Zakres podmiotowy procedury

Obowiązek wdrożenia procedury grupowej AML aktualizuje się, gdy w danej grupie jest co najmniej jedna instytucja obowiązana oraz:

• inna instytucja obowiązana, bądź też
• podmiot prowadzący działalność w innym państwie UE, którego działalność jest tożsama z działalnością instytucji obowiązanych lub też
• znajdujący się w państwie trzecim jej oddział.

Standardy wdrożenia procedury grupowej

Ochrona i wymiana informacji to niezbędny element każdej procedury grupowej. Wśród fakultatywnych elementów wyróżnia się: miejsce prowadzenia danej działalności oraz jej specyfikę, a także uwarunkowania gospodarcze oraz ekonomiczne grupy. Grupa Specjalna ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy wydała istotne rekomendacje w tym zakresie, które dotyczą m. in.:

• ram programowych szkolenia pracowników z AML o stałym charakterze;
• tworzenia procedur oraz wewnętrznych polityk, których celem jest zapewnienie wysokich standardów w zakresie zatrudniania pracowników w ramach grupy;
• zlecenia w ramach grupy podmiotom trzecim przeprowadzenia niezależnego audytu.

Przekazanie obowiązków AML podmiotom trzecim

Ustawa AML w żaden sposób nie zamyka drogi na korzystanie z usług podmiotów trzecich w odniesieniu do tych obowiązków, które nakłada na instytucje obowiązane. Najczęściej outsourcuje się te usługi, które wiążą się ze standardem dotyczącym ochrony informacji przekazywanych, jak i utworzenia serwera, który ma służyć dostarczaniu informacji dotyczących AML. Według rekomendacji wydanych przez GIIF, omawiane mechanizmy i rozwiązania informatyczne powinny:

• chronić w odpowiedni sposób dane osobowe;
• umożliwiać niezwłoczne przekazanie danych osobowych między podmiotem trzecim, a instytucją obowiązaną, w przypadku wystąpienia awarii podstawowej drogi komunikacji;
• zabezpieczać i chronić wszystkie kanały komunikacji przed atakami o charakterze hakerskim.

“Natychmiastowy” i “niezwłoczny” charakter działań podmiotów wspomagających powinien zostać uwzględniony w umowie, która łączy go z instytucją obowiązaną. Jest to o tyle istotne, że w często podejmują one w relacjach z klientem decyzje, które wpływają na sytuację finansowej grupy kapitałowej. Warto zabezpieczyć egzekucję tych obowiązków prawem do wypowiedzenia umowy oraz klauzulami kar umownych – najlepiej w tym zakresie skorzystać z pomocy prawników, którzy mają doświadczenie obsłudze prawa nowych technologii.

Podsumowanie

Procedura grupowa w zakresie AML umożliwia implementację wymaganych przez prawo i niezbędnych rozwiązań w obrębie grupy kapitałowej oraz pozwala na uniknięcie kary administracyjnej. Regulacje wewnętrzne muszą uwzględniać wymogi, jakie stawia instytucjom obowiązanym ustawa AML, ale również omówione wyżej rekomendacje GIIF. Warto rozważyć skorzystanie z pomocy profesjonalistów w tej dziedzinie np. https://procedura-aml.pl/, ponieważ bezkolizyjne wdrożenie procedur AML jest skomplikowanym procesem.

Artykuły zewnętrzny