W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (art. 171 § 1 K.p.)

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą (art. 171 § 3 K.p.).  Więcej na ten temat we wpisie na blogu pod linkiem:

Porozumienie o wykorzystaniu urlopu w kolejnym zatrudnieniu

Przy nabyciu prawa do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie ma znaczenia w jakim trybie została rozwiązana umowa o pracę, nie wyłączając rozwiązania umowy w trybie art. 52 K.p. tzw. dyscyplinarka

Współczynnik urlopowy dla pełnego etatu w 2020 roku wynosi 21,08

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, współczynnik urlopowy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, przykładowo:

• dla 1/1 etatu   21,08
• dla 3/4 etatu   15,81
• dla 1/2 etatu   10,54
• dla 1/3 etatu     7,03
• dla 1/4 etatu     5,27

Ustalony dla danego roku współczynnik stosuje się przy ustalaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu bieżącego roku, bez względu na to, czy jest to urlop zaległy czy bieżący. Jeżeli pracownik nabył prawo do ekwiwalentu w 2020r. np. za lata 2018, 2019 i 2020 do wyliczenia ekwiwalentu stosujemy współczynnik z 2020 roku.

Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia, współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.

Przykład

Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę z dniem 30 grudnia 2019r. w  tym dniu ustał stosunek pracy i  jednocześnie pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za urlop zaległy za 2018 i bieżący 2019 rok, ale pracodawca wypłaci ekwiwalent dopiero 10 stycznia 2020r. Zgodnie z treścią rozporządzenia zacytowanego powyżej stosujemy współczynnik urlopowy z roku nabycia prawa do ekwiwalentu (czyli z 2019 roku w którym ustał stosunek pracy) a nie z roku wypłaty ekwiwalentu.

Przykład

Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę z dniem 31 stycznia 2020r. pracownik ma niewykorzystanych kilka dni urlopu z roku 2019 i za styczeń 2020r. Obliczając ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (2019 i 2020r.) stosujemy współczynnik urlopowy z roku nabycia prawa do ekwiwalentu (czyli z roku 2020 w którym ustał stosunek pracy).

Ustalamy podstawę ekwiwalentu

1. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględniamy w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Dotyczy stałego wynagrodzenia określonego w umowie o pracę oraz innych stałych składników wynagrodzenia, takich jak: dodatki funkcyjne, stażowe, stała miesięczna premia regulaminowa (§ 15 rozporządzenia),

2. składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w podstawie ekwiwalentu w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy. Do takich składników wynagrodzeń należą składniki, wypłacane nie rzadziej niż raz na miesiąc, np. prowizje, premie miesięczne, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych bądź wynagrodzenie za pracę w porze nocnej (§ 16 rozporządzenia),

3. składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Do składników wynagrodzeń należą przykładowo: premie kwartalne lub roczne (§ 17 rozporządzenia).

Nie uwzględniamy w podstawie ekwiwalentu (katalog zamknięty):

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu za pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Przykład

Pracownik ma określone wynagrodzenie w stałej miesięcznej stawce w wysokości 2 600 zł , świadczy pracę w wymiarze całego etatu z dniem 31.01.2020 ustaje jego zatrudnienie oraz pozostaje łącznie 5 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego bieżącego i  zaległego za które pracodawca zobowiązany jest wypłacić ekwiwalent.

Obliczenie ekwiwalentu:

Podstawa ekwiwalentu: 2 600 zł

Obliczamy wysokość wynagrodzenia za jeden dzień, kwotę tę dzielimy przez współczynnik ekwiwalentowy z roku nabycia prawa do ekwiwalentu, który dla całego etatu w 2020 roku wynosi 21,08

2 600 zł : 21,08 =  123,34 zł ekwiwalent za 1 dzień urlopu

Obliczamy wynagrodzenie pracownika za 1 godzinę pracy, dzielimy kwotę wynagrodzenia pracownika za jeden dzień  przez 8 godzin pracy:

123,34 zł : 8h = 15,42 zł

ustalamy liczbę godzin urlopu:

5 dni urlopu x 8 godzin = 40 godzin

mnożymy liczbę godzin urlopu przez kwotę wynagrodzenia za 1 godzinę pracy:

40h x 15,42 zł = 616,80 zł

Pracownikowi za 5 dni (40h) niewykorzystanego urlopu należy wypłacić ekwiwalent w wysokości 616,80 zł brutto.

Przykład

Pracownikowi przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w wymiarze sześciu dni (48 godzin).Pracownik był zatrudniony do 31.03.2020r. w wymiarze całego etatu, pracę świadczył przez 5 dni w tygodniu po 8 godziny dziennie, a jego wynagrodzenie składa się ze stawki miesięcznej w stałej wysokości w kwocie 2 600 zł oraz ze składników zmiennych – premii miesięcznych:
luty 2020r.   – 500 zł
styczeń 2020r.  – 900 zł
grudzień 2019r.– 400 zł

500 zł + 900 zł + 400 zł = 1 800 zł : 3 miesiące = 600 zł

Podstawa ekwiwalentu: 2 600 zł + 600 zł = 3 200 zł

3 200 zł : 21,08 = 151,80 zł

(151,80zł : 8h) x 48h = 910,80 zł

Pracownikowi za 6 dni (48h) niewykorzystanego urlopu należy wypłacić ekwiwalent w wysokości 910,80 zł brutto.

Podstawa ekwiwalentu w przypadku nie przepracowania pełnego miesiąca

Wynagrodzenie określone w umowie o pracę w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu w pełnej wysokości, bez znaczenia jest, że pracownik nie przepracował pełnego miesiąca i nie otrzymał wynagrodzenia w pełnej wysokości (§ 15 rozporządzenia).

Przykład

Pracownik zatrudniony na cały etat od 13 stycznia 2020 r. umowa rozwiązana za porozumieniem stron z dniem 21 stycznia 2020r. Pracownik ma określone wynagrodzenie w stałej miesięcznej stawce w wysokości 2 600 zł. Pracownik uprawniony do 20 dni urlopu w skali roku.

Obliczamy urlop proporcjonalny (1/12 x 20 dni = 1,66 dnia, po zaokrągleniu = 2 dni x 8 h = 16h)

Podstawa ekwiwalentu: 2 600 zł

2 600 zł : 21,08 = 123,34 zł

(123,34zł : 8h) x 16h = 246,68 zł

Pracownikowi za 2 dni (16h) niewykorzystanego urlopu należy wypłacić ekwiwalent w wysokości 246,68 zł brutto.

Podstawa ekwiwalentu w przypadku wynagrodzenia w stawce godzinowej

Składniki wynagrodzenia przysługujące w stawce godzinowej uwzględnia się w podstawie ekwiwalentu w średniej wysokości z 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeżeli pracownik nie przepracował omawianych 3 miesięcy to wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Przykład

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie, wynagradzany według stawki godzinowej w wysokości 25 zł za godzinę pracy.  Z pracownikiem rozwiązano umowę z dniem 25.01.2020 r. Niewykorzystany urlop wypoczynkowy zaległy i bieżący wynosi 6 dni (48h).

Ustalamy podstawę ekwiwalentu:

Wynagrodzenie pracownika + premie regulaminowe za okres 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu:

• październik 2019 r. – 4 200 zł  za 21 dni pracy
• listopad 2019 r. – 3 800 zł za 19 dni pracy
• grudzień  2019 r. – 4 600 zł za 20 dni pracy

(4 200 zł + 3 800 zł + 4 600 zł) : ( 20 dni + 19 dni + 21 dni) = 12 600 zł : 60 dni = 210 zł

Należy dopełnić powyższe wynagrodzenie ponieważ czas do przepracowania w przyjętym okresie do ustalenia ekwiwalentu wynosi: 62 dni (23 dni + 19 dni + 20 dni)

210 zł x 62 dni = 13 020 zł : 3 = 4 340 zł 

Czas pracy w 2019 roku

Obliczamy ekwiwalent

4 340 zł : 21,08 = 205,88 zł

(205,88 zł : 8h) x 48 h = 1 235,28 zł

Pracownikowi za 6 dni (48h) niewykorzystanego urlopu należy wypłacić ekwiwalent w wysokości 1 235,28 zł brutto.

Przykład

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie, wynagradzany według stawki godzinowej w wysokości 25 zł za godzinę pracy.  Pracownik zatrudniony od 13 stycznia 2020 r. umowa rozwiązana za porozumieniem stron z dniem 21 stycznia 2020r. Pracownik uprawniony do 20 dni urlopu w skali roku.

Obliczamy urlop proporcjonalny (1/12 x 20 dni = 1,66 dnia, po zaokrągleniu = 2 dni x 8 h = 16h). Pracownik przepracował 7 dni (13 do 21.01.2020r.) tj.: 56h otrzymał za ten okres wynagrodzenie razem z premią regulaminową w wysokości 1 800 zł

• 1 800 zł : 7 dni = 257 zł

Należy dopełnić powyższe wynagrodzenie ponieważ czas do przepracowania w przyjętym okresie do ustalenia ekwiwalentu wynosi: 21 dni

• 257 zł x 21 dni = 5 397 zł

Obliczamy ekwiwalent

5 397 zł : 21,08 = 256,02 zł

(256,02 zł : 8h) x 16 h = 512,04 zł

Pracownikowi za 2 dni (16h) niewykorzystanego urlopu należy wypłacić ekwiwalent w wysokości 512,04 zł brutto.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop podlega takiej samej ochronie, jak wynagrodzenie za pracę (wyrok SN z 11.06.1980 r., sygn. akt: I PR 43/80).

Podstawa prawna:

• rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop,
• ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy.