Współczynnik urlopowy stosujemy do obliczenia wysokości ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Współczynnik służy do obliczenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu i ustalany jest odrębnie dla każdego roku kalendarzowego. Wartość współczynnika urlopowego dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy w 2023 roku wynosi: 20,83

Wysokość współczynnika urlopowego w 2023 roku

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, współczynnik urlopowy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, przykładowo:

• Dla 1/1 etatu  20,83
• dla 3 /4 etatu  15,62
• dla 1 /2 etatu 10,42
• dla 1 /3 etatu 6,94
• dla 1 /4 etatu 5,21

Ustalony dla danego roku współczynnik stosuje się przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w bieżącym roku kalendarzowym, bez względu na to, czy jest to urlop zaległy czy bieżący. Przykładowo jeżeli pracownik nabył prawo do ekwiwalentu w 2023r  za lata 2022,2021 stosujemy współczynnik z 2023 roku.

Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia, współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego (roku ustania zatrudnienia).

Ustalamy podstawę ekwiwalentu

1. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględniamy w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Dotyczy stałego wynagrodzenia określonego w umowie o pracę oraz innych stałych składników wynagrodzenia, takich jak: dodatki funkcyjne, stażowe, stała miesięczna premia regulaminowa (§ 15 rozporządzenia),
2. składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w podstawie ekwiwalentu w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy. Do takich składników wynagrodzeń należą składniki, wypłacane nie rzadziej niż raz na miesiąc, np. prowizje, premie miesięczne, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych bądź wynagrodzenie za pracę w porze nocnej (§ 16 rozporządzenia),
3. składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Do składników wynagrodzeń należą przykładowo: premie kwartalne lub roczne (§ 17 rozporządzenia).

Przykład

Pracownik ma określone wynagrodzenie w stałej miesięcznej stawce w wysokości 4 800 zł , świadczy pracę w wymiarze całego etatu. Z dniem 31.03.2023 ustaje jego zatrudnienie oraz pozostaje 5 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego za które pracodawca zobowiązany jest do wypłaty ekwiwalentu.

Podstawa ekwiwalentu: 4 800 zł

• 4 800 zł : 20,83 = 230,44 zł ekwiwalent za 1 dzień urlopu

Obliczamy wynagrodzenie pracownika za 1 godzinę pracy:

• 230,44 zł : 8h = 28,81 zł

ustalamy liczbę godzin urlopu:

• 5 dni urlopu x 8 godzin = 40 godzin

mnożymy liczbę godzin urlopu przez kwotę wynagrodzenia za 1 godzinę pracy:

• 40h x 28,81 zł = 1 152,40 zł

Pracownikowi za 5 dni (40h) niewykorzystanego urlopu należy wypłacić ekwiwalent w wysokości 1 152,40 zł brutto.

Przykład

Pracownikowi przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w wymiarze sześciu dni tj. 48 h ( 6 dni x 8h = 48 godzin). Pracownik był zatrudniony do 31.03.2023  w wymiarze całego etatu, pracę świadczył przez 5 dni w tygodniu po 8 godziny dziennie, a jego wynagrodzenie składa się ze stawki miesięcznej w stałej wysokości w kwocie 4 800 zł oraz ze składników zmiennych – premii miesięcznych:
luty 2023r.   – 600 zł
styczeń 2023r.  – 900 zł
grudzień 2022r.– 300 zł

600 zł + 900 zł + 300 zł = 1 800 zł : 3 miesiące = 600 zł

Podstawa ekwiwalentu: 4 800 zł + 600 zł = 5 400 zł

• 5 400 zł : 20,83 = 259,24 zł
• (259,24zł : 8h) x 48h = 1 555,44 zł

Pracownikowi za 6 dni (48h) niewykorzystanego urlopu należy wypłacić ekwiwalent w wysokości 1 555,44 zł brutto.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop podlega takiej samej ochronie, jak wynagrodzenie za pracę (wyrok SN z 11.06.1980 r., sygn. akt: I PR 43/80).

Podstawa prawna:

• rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop,
• ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy.