W obecnym stanie prawnym wydajemy kopię świadectwa pracy. Nie sporządza się już duplikatu/odpisu. Należy wydać byłemu pracownikowi kserokopię albo wydruk skanu świadectwa pracy opatrzone pieczątką „potwierdzam zgodności kopii z dokumentacją pracowniczą” i podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę do wydania kopii dokumentacji pracowniczej.

W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

1) w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo

2) w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania; wniosek włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

Podstawa prawna:

• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r w sprawie dokumentacji pracowniczej,
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy.