Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, współczynnik urlopowy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, przykładowo:

• dla 1/1 etatu   20,92
• dla 3/4 etatu   15,69
• dla 1/2 etatu   10,46
• dla 1/3 etatu     6,97
• dla 1/4 etatu     5,23

Aktualizacja:  12.11.2018 został ustanowiony dniem wolnym od pracy, po uwzględnieniu nowego świeta współczynnik urlopowy wynosi 20,83 dla całego etatu. Ustawa wprowadzająca nowe święto weszła w życie 08.11.2018r. Więcej na ten temat: TUTAJ

Ustalony dla danego roku współczynnik stosuje się przy ustalaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu bieżącego roku, bez względu na to, czy jest to urlop zaległy, czy bieżący. I tak jeżeli pracownik nabył prawo do ekwiwalentu w 2018r. np. za lata 2016,2017 w roku 2018 stosujemy współczynnik z 2018 roku.

Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia, współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.

 Przykład

Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę z dniem 30 grudnia 2017r.,a co za tym idzie w tym dniu ustał stosunek pracy i  jednocześnie pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za urlop zaległy za 2016 i bieżący 2017 rok ale pracodawca wypłaci ekwiwalent dopiero 10 stycznia 2018r. Zgodnie z rozporządzeniem zacytowanym powyżej stosujemy współczynnik urlopowy z roku nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop tj. za 2017r. a nie z roku wypłaty ekwiwalentu.

Ustalamy podstawę ekwiwalentu

1) składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględniamy w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Dotyczy stałego wynagrodzenia brutto określonego w umowie o pracę; oraz inne stałe składniki wynagrodzenia, np. różnego rodzaju dodatki np.: funkcyjne, stażowe wypłacane co miesiąc;

2) składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (uwzględniamy w średniej wysokości z tego okresu). Do takich składników wynagrodzeń należą składniki, wypłacane nie rzadziej niż raz na miesiąc, np. prowizje, premie miesięczne itp., ale również wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych bądź wynagrodzenie za pracę w porze nocnej;

3) składniki przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, w średniej wysokości z ostatnich 12 miesięcy. Do składników wynagrodzeń należą premie kwartalne lub roczne.

Przykład

Pracownik świadczył pracę w wymiarze pół etatu w okresie od 01.12.2017 r. do 31.03.2018 r. Otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 1 050 zł. brutto. Obliczamy wysokość ekwiwalentu za niewykorzystane 5 dni (40 godzin) urlopu wypoczynkowego.

Obliczenia:

Podstawa ekwiwalentu: 1 050 zł

Obliczamy wysokość wynagrodzenia za jeden dzień, kwotę tę dzielimy przez współczynnik ekwiwalentowy, który w roku 2018 dla pół etatu wynosi: 10,46

1 050 zł : 10,46 = 100,38 zł

Obliczamy wynagrodzenie za 1 godzinę pracy, dzielimy kwotę wynagrodzenia pracownika za jeden dzień przez 8 godzin pracy:

100,38 zł : 8 godzin pracy = 12,55 zł

Ustalamy liczbę godzin urlopu

5 dni urlopu X 8 godzin pracy = 40 h

Obliczamy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, mnożymy liczbę godzin urlopu niewykorzystanego przez kwotę wynagrodzenia

40 h x 12,55zł = 502 zł

Pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent za urlop w kwocie 502 zł brutto

Przykład

Pracownikowi przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w wymiarze sześciu dni (48 godzin).Pracownik był zatrudniony do 31.03.2018 w wymiarze 1/2 etatu, pracę świadczył przez 5 dni w tygodniu po 4 godziny dziennie, a jego pensja składa się ze stawki miesięcznej w stałej wysokości w kwocie 1 050 zł oraz zmiennych premii miesięcznych:
luty 2018r.       – 500 zł
styczeń 2018r.  – 600 zł
grudzień 2017r.– 400 zł

Zgodnie z rozporządzeniem składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (uwzględniamy w średniej wysokości z tego okresu). Do takich składników wynagrodzeń należą składniki, wypłacane nie rzadziej niż raz na miesiąc, np. prowizje, premie miesięczne itp., ale również wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych bądź wynagrodzenie za pracę w porze nocnej.

Obliczenia:

Do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop ze zmiennych składników przyjmujemy przeciętną wysokość premii miesięcznych (należy pamiętać że  pod uwagę bierzemy składniki z trzech ostatnich miesięcy, poprzedzających miesiąc, w którym ustalana jest kwota ekwiwalentu):

500 zł + 600 zł + 400 zł = 1 500 zł

1 500 zł : 3 miesiące = 500 zł

Ustalamy podstawę ekwiwalentu sumując stałe i zmienne składniki wynagrodzenia:

1 050 zł + 500 zł = 1 550 zł

Wysokość współczynnika przy zatrudnieniu w wymiarze 1/2 etatu: 10,46

Obliczamy ekwiwalent za jeden dzień urlopu:

1 550 zł : 10,46 = 148,18 zł

Obliczamy ekwiwalent za 1 godzinę urlopu. Ekwiwalent za 1 dzień urlopu dzielimy przez 8 godzin:

148,18 : 8 = 18,52 zł

obliczamy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy,  mnożymy liczbę godzin urlopu niewykorzystanego przez kwotę wynagrodzenia za 1 godzinę pracy:

48 x 18,52 zł = 888,96 zł

Pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent za urlop w kwocie 888,96 zł. brutto

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop podlega takiej samej ochronie, jak wynagrodzenie za pracę (wyrok SN z 11.06.1980 r., sygn. akt: I PR 43/80).

Dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy jeden dzień równa się 8 godzin.

 Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy w sprawie ekwiwalentu za urlop niepełnoetatowca sygn. GPP–110–4560–92–1/10/PE/RP

Stosownie do przepisów § 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz.14 ze zm.) ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych w sposób wskazany w rozporządzeniu przez współczynnik, a następnie dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Normy czasu pracy zawiera przepis art.129 § 1 Kodeksu pracy ustanawiając normę dobową  – 8 godzin i normę średniotygodniową – 40 godzin, które co do zasady, obowiązują wszystkich pracowników. Norma ta, w znaczeniu miary czasu, jest górną granicą spełniania przez pracownika obowiązku świadczenia pracy wynikającego z tytułu zawarcia umowy o pracę. Odstępstwo od podstawowej normy czasu pracy dopuszczalne jest wyłącznie, gdy przepisy Kodeksu pracy lub przepisy szczególne wyraźnie to przewidują.

Oprócz pojęcia normy czasu, dla określenia miary czasu pracy używa się pojęcia wymiar czasu pracy. Pojęcia te nie są równoznaczne, bowiem wymiar czasu pracy to długość czasu, w jakim pracownik obowiązany jest pozostawać do dyspozycji pracodawcy w obrębie każdego dnia (roboczego) i tygodnia pracy.

Wymiar czasu pracy nie zawsze jest identyczny z normą czasu pracy. Niższy niż norma, wymiar czasu pracy może wynikać m.in. z postanowień umowy o pracę – tzw. zatrudnienie w niepełnym wymiarze – na pół lub inaczej określoną część etatu.

            Zatem ustalając ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, należy przy obliczaniu wynagrodzenia za jeden dzień obniżyć współczynnik ekwiwalentowy stosownie do wymiaru czasu pracy, a następnie tak ustalone wynagrodzenie za jeden dzień podzielić przez 8, gdyż norma dobowa pracownika niepełno etatowego wynosi 8 godzin, a jedynie wymiar czasu pracy tej grupy pracowników jest niższy niż 8 godzin, w zależności od postanowień umowy o pracę.

Jednocześnie informujemy, że zmiany wprowadzone w przepisach § 18 pkt 2 wymienionego na wstępie rozporządzenia wynikały z tego, że zdecydowana większość zatrudnionych pracowników jest objęta 8-godzinną dobową normą czasu pracy. Jednakże są także pracownicy objęci niższymi dobowymi normami czasu pracy np. pracownicy objęci ustawą o zakładach opieki zdrowotnej, dla których norma dobowa czasu pracy wynosi 7 godzin 35 min, czy też pracownicy posiadający orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, których norma dobowa czasu pracy wynosi 7 godzin. W przypadku tych pracowników ustalanie ich godzinowej przeciętnej stawki wynagrodzenia poprzez podzielenie przeciętnego wynagrodzenia za jeden dzień przez 8 powodowało zaniżanie ich wynagrodzenia godzinowego.

Podstawa prawna

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop,
• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.