W związku ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019r. Dano też możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat pracodawcom którzy zatrudniali pracowników w okresie od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018r pod warunkiem przekazania do ZUS raportu informacyjnego za wszystkich pracowników. Celem tego raportu będzie, że pracownicy nie będą już musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np.:  ZUS Rp-7 zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

W przypadku nie przekazania raportów informacyjnych za pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018r , okres przechowywania dokumentacji pracowniczej pozostaje bez zmian i wynosi 50 lat.

Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999r. pracodawca będzie przechowywał przez okres 50 lat bez możliwości jego skrócenia.

Płatnik składek może w każdym czasie złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych skutkuje obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkich ubezpieczonych. Oświadczenie, może zostać odwołane do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego.

Pracodawca przekazuje do ZUS raport informacyjny za ubezpieczonego:

• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych – w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia,
• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia – w przypadku wyrejestrowania przed złożeniem tego oświadczenia.

Pracodawca wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń przekazuje raport informacyjny ubezpieczonemu:

I. pracownikowi

w związku z ustaniem zatrudnienia, pracodawca przekazuje kopię raportu informacyjnego oraz dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od dnia 1 stycznia 1999 do dnia 31 grudnia 2008r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (o której mowa w art 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych), oraz dowody potwierdzające wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (o której mowa w art 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008r. o emeryturach pomostowych),  za okres od dnia 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2008r. wraz z pouczeniem o:

1) okresie przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika,

2) możliwości odbioru dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w terminie miesiąca kalendarzowego następującego po upływie ustawowego terminu,

3) prawie do uzyskania kopii dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika.

II. zleceniobiorcy

Osobom wykonującym pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia wraz z raportem informacyjnym należy przekazać informację wraz z pouczeniem o:

1) okresie, o którym mowa w art. 125a ust. 4a ustawy z dnia 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dotyczącym przechowywania dokumentacji, o której mowa w tym przepisie,

2) prawie do odbioru tej dokumentacji, w terminie miesiąca kalendarzowego po upływie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Były pracownik, za którego został złożony raport informacyjny, może odebrać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika terminie miesiąca kalendarzowego po upływie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Przykład

Raport informacyjny za pracownika został złożony 15.06.2020r.termin przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę upływa z dniem 31.12.2030r.

Przykład

Dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji upływa 31.12.2030r. termin odbioru dokumentacji przez pracownika upływa z dniem 31.01.2031r.

Termin zniszczenia dokumentacji pracowniczej

Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej tj. do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie 10 letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. W omawianym 12 miesięcznym terminie do czasu zniszczenia dokumentacji, pracodawca też może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.

Zawartość raportu informacyjnego

Raport informacyjny – zestawienie informacji dotyczącej ubezpieczonego, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 roku zawiera:

1) dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018r.,

2) dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018r. z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy,

3) dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982r. Karta Nauczyciela, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2008r. z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 88 tej ustawy,

4) dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – za okres od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2008r. z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 32,33 lub art. 184 tej ustawy,

5) dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008r. o emeryturach pomostowych – za okres od dnia 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2008r. z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury pomostowej na podstawie tej ustawy,

6) informację, czy w okresie zatrudnienia pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z dnia 8 września 2000r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe”,

7) datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Dodatkowo od 1 stycznia 2019 r zmiany będą dotyczyły:

• formularza ZUS ZWUA – zgłoszenia wyrejestrowania z ubezpieczeń, będzie zawierał on dodatkowo datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
• miesięcznych raportów imiennych ZUS RCA zostaną one rozszerzone o dodatkowe informacje przekazywane za pracowników i zleceniobiorców niezbędne do ustalenia wysokości i wypłaty świadczeń (emerytury, renty) z ubezpieczeń społecznych. np. podanie okresu za który został wypłacony przychód.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 10 stycznia 2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją,
• ustawa z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych,
• art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych,
• art. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982r. Karta Nauczyciela,
• art. 32,33,184 ustawy z dnia 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,
• art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008r. o emeryturach pomostowych,
• art. 74 ustawy z dnia 8 września 2000r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe”,
• art. 125a ust. 4, 4a, 4b ustawy z dnia 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych(nowe brzmienie ust. 4 oraz dodane ust. 4a i 4b w art. 125a wejdą w życie z dn. 1.01.2019 r.).