Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, współczynnik urlopowy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, przykładowo:

• dla 1/1 etatu   20,83
• dla 3/4 etatu   15,62
• dla 1/2 etatu   10,42
• dla 1/3 etatu     6,94
• dla 1/4 etatu     5,21

Ustalony dla danego roku współczynnik stosuje się przy ustalaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu bieżącego roku, bez względu na to, czy jest to urlop zaległy, czy bieżący. I tak wypłacając ekwiwalent za lata np. 2015,2016 w roku 2017stosujemy współczynnik z 2017 roku.

Ustalamy podstawę ekwiwalentu

1) składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględniamy w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Dotyczy stałego wynagrodzenia brutto określonego w umowie o pracę; oraz inne stałe składniki wynagrodzenia, np. różnego rodzaju dodatki np.: funkcyjne, stażowe wypłacane co miesiąc;

2) składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (uwzględniamy w średniej wysokości z tego okresu). Do takich składników wynagrodzeń należą składniki, wypłacane nie rzadziej niż raz na miesiąc, np. prowizje, premie miesięczne itp., ale również wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych bądź wynagrodzenie za pracę w porze nocnej;

3) składniki przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, w średniej wysokości z ostatnich 12 miesięcy. Do składników wynagrodzeń należą premie kwartalne lub roczne.

Przykład 1

Pracownik świadczył pracę w wymiarze pół etatu w okresie od 01.12.2016 r. do 31.03.2017 r. Otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 1 000 zł. brutto. Obliczamy wysokość ekwiwalentu za niewykorzystane 5 dni (40 godzin) urlopu wypoczynkowego.

Obliczenia:

Podstawa ekwiwalentu: 1 000,00 zł

Obliczamy wysokość wynagrodzenia za jeden dzień, kwotę tę dzielimy przez współczynnik ekwiwalentowy, który w roku 2017 dla pół etatu wynosi: 10,42

1 000 zł : 10,42 = 95,97 zł

Obliczamy wynagrodzenie za 1 godzinę pracy, dzielimy kwotę wynagrodzenia pracownika za jeden dzień przez 8 godzin pracy:

95,97 zł : 8 godzin pracy = 12,00 zł

Ustalamy liczbę godzin urlopu

5 dni urlopu X 8 godzin pracy = 40 h

Obliczamy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, mnożymy liczbę godzin urlopu niewykorzystanego przez kwotę wynagrodzenia

40 h x 12,00zł = 480,00 zł

Pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent za urlop w kwocie 480,00 zł. brutto

Przykład 2

Pracownikowi przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w wymiarze sześciu dni (48 godzin).Pracownik był zatrudniony do 31.03.2017 w wymiarze 1/2 etatu, pracę świadczył przez 5 dni w tygodniu po 4 godziny dziennie, a jego pensja składa się ze stawki miesięcznej w stałej wysokości w kwocie 1 000 zł oraz zmiennych premii miesięcznych:
luty 2017r.       – 500 zł
styczeń 2017r.  – 600 zł
grudzień 2016r.– 400 zł

Zgodnie z rozporządzeniem składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (uwzględniamy w średniej wysokości z tego okresu). Do takich składników wynagrodzeń należą składniki, wypłacane nie rzadziej niż raz na miesiąc, np. prowizje, premie miesięczne itp., ale również wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych bądź wynagrodzenie za pracę w porze nocnej

Obliczenia:

Do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop ze zmiennych składników przyjmujemy przeciętną wysokość premii miesięcznych (należy pamiętać że  pod uwagę bierzemy składniki z trzech ostatnich miesięcy, poprzedzających miesiąc, w którym ustalana jest kwota ekwiwalentu):

500 zł + 600 zł + 400 zł = 1 500 zł

1 500 zł : 3 miesiące = 500 zł

Ustalamy podstawę ekwiwalentu sumując stałe i zmienne składniki wynagrodzenia:

1 000 zł + 500 zł = 1 500 zł

Wysokość współczynnika przy zatrudnieniu w wymiarze 1/2 etatu: 10,42

Obliczamy ekwiwalent za jeden dzień urlopu:

1 500 zł : 10,42 = 143,95 zł

Obliczamy ekwiwalent za 1 godzinę urlopu. Ekwiwalent za 1 dzień urlopu dzielimy przez 8 godzin:

143,95 : 8 = 17,99 zł

obliczamy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy,  mnożymy liczbę godzin urlopu niewykorzystanego przez kwotę wynagrodzenia za 1 godzinę pracy:

48 x 17,99 zł = 863,52 zł

Pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent za urlop w kwocie 863,52 zł. brutto

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop podlega takiej samej ochronie, jak wynagrodzenie za pracę (wyrok SN z 11.06.1980 r., sygn. akt: I PR 43/80).

Dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy jeden dzień równa się 8 godzin.

 Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy w sprawie ekwiwalentu za urlop niepełnoetatowca sygn. GPP–110–4560–92–1/10/PE/RP

Stosownie do przepisów § 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz.14 ze zm.) ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych w sposób wskazany w rozporządzeniu przez współczynnik, a następnie dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Normy czasu pracy zawiera przepis art.129 § 1 Kodeksu pracy ustanawiając normę dobową  – 8 godzin i normę średniotygodniową – 40 godzin, które co do zasady, obowiązują wszystkich pracowników. Norma ta, w znaczeniu miary czasu, jest górną granicą spełniania przez pracownika obowiązku świadczenia pracy wynikającego z tytułu zawarcia umowy o pracę. Odstępstwo od podstawowej normy czasu pracy dopuszczalne jest wyłącznie, gdy przepisy Kodeksu pracy lub przepisy szczególne wyraźnie to przewidują.

Oprócz pojęcia normy czasu, dla określenia miary czasu pracy używa się pojęcia wymiar czasu pracy. Pojęcia te nie są równoznaczne, bowiem wymiar czasu pracy to długość czasu, w jakim pracownik obowiązany jest pozostawać do dyspozycji pracodawcy w obrębie każdego dnia (roboczego) i tygodnia pracy.

Wymiar czasu pracy nie zawsze jest identyczny z normą czasu pracy. Niższy niż norma, wymiar czasu pracy może wynikać m.in. z postanowień umowy o pracę – tzw. zatrudnienie w niepełnym wymiarze – na pół lub inaczej określoną część etatu.

            Zatem ustalając ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, należy przy obliczaniu wynagrodzenia za jeden dzień obniżyć współczynnik ekwiwalentowy stosownie do wymiaru czasu pracy, a następnie tak ustalone wynagrodzenie za jeden dzień podzielić przez 8, gdyż norma dobowa pracownika niepełno etatowego wynosi 8 godzin, a jedynie wymiar czasu pracy tej grupy pracowników jest niższy niż 8 godzin, w zależności od postanowień umowy o pracę.

Jednocześnie informujemy, że zmiany wprowadzone w przepisach § 18 pkt 2 wymienionego na wstępie rozporządzenia wynikały z tego, że zdecydowana większość zatrudnionych pracowników jest objęta 8-godzinną dobową normą czasu pracy. Jednakże są także pracownicy objęci niższymi dobowymi normami czasu pracy np. pracownicy objęci ustawą o zakładach opieki zdrowotnej, dla których norma dobowa czasu pracy wynosi 7 godzin 35 min, czy też pracownicy posiadający orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, których norma dobowa czasu pracy wynosi 7 godzin. W przypadku tych pracowników ustalanie ich godzinowej przeciętnej stawki wynagrodzenia poprzez podzielenie przeciętnego wynagrodzenia za jeden dzień przez 8 powodowało zaniżanie ich wynagrodzenia godzinowego.

Podstawa prawna

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop,
• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.